Devido a enorme quantidade de impressoras disponíveis no mercado, pode ser bem difícil escolher aquela que irá se encaixar nas necessidades diárias da sua empresa. Mas como escolher a impressora certa para o seu negócio?

O primeiro passo é determinar as funções da impressora que são mais utilizadas. Atualmente, até as mais básicas das impressoras multifuncionais são capazes de fazer impressão, cópia, digitalização e funcionar como fax. A vantagem deste tipo de aparelho é que ele é multifuncional, fazendo com que seja necessário um único aparelho para desempenhar diversas funções. A desvantagem é que, se a impressora multifuncional parar de funcionar, o transtorno pode ser enorme, pois a empresa ficará sem uma peça fundamental.

Por isso, é importante determinar o quanto cada função é utilizada e quanto fará falta numa eventual falha da máquina.

Por exemplo, se a empresa não trabalha com fax e faz poucas cópias, pode valer mais a pena investir em uma impressora comum e fazer as cópias em uma papelaria do que investir em uma impressora multifuncional que não será utilizada em sua completude.

Também é preciso considerar as opções de conectividade para escolher a impressora certa para o seu negócio.

Existem impressoras que podem ser colocadas em rede e outras com acesso via wireless. Quanto mais computadores forem acessar a impressora, mais “robusta” ela deve ser para aguentar todas as conexões. Por outro lado, se a impressora será utilizada apenas por um único usuário, pode ser melhor investir em uma impressora com conectividade simples através de porta USB.

Se no caso do seu escritório os computadores forem da Apple, pode ser preferível selecionar uma impressora que suporte o serviço AirPrint da marca. Assim, é possível imprimir direto de qualquer dispositivo Apple, seja ele um Macbook, um iPad ou até um iPhone.

Escolher a impressora pelo volume de impressão médio também é importante. Afinal, se o seu escritório imprime trinta mil folhas por mês, não é adequado escolher uma impressora com um ciclo de trabalho mensal inferior a este montante, pois ela apresentará defeitos muito rapidamente. Para tanto, é necessário estimar a produção mensal do escritório e medi-lo em comparação aos ciclos mensais das impressoras que estão sendo pesquisadas.

Também vale a pena verificar a capacidade da bandeja de papel. Uma bandeja de papel de baixa capacidade precisa ser carregada várias vezes ao dia, o que fará com que a equipe precise pausar suas atividades muitas vezes para reabastecer a impressora. Uma bandeja de papel com capacidade que acomode a quantidade de impressões diárias é muito mais apropriada.

Outro ponto a ser observado ao escolher a impressora certa para o seu negócio é o tipo de impressão que a máquina produz.

Impressoras monocromáticas são bastante vantajosas para escritórios que utilizam apenas impressões preto e branco para relatórios e documentos oficiais, por exemplo.

As impressoras a jato de tinta são mais adequadas a empresas que necessitam de uma quantidade de impressões pequena, seja em preto e branco ou colorida.

Já as impressoras a laser podem ser muito úteis para empresas que precisam fazer impressões mais elaboradas em alta velocidade, pois, quanto mais cópias são produzidas, menor é o custo por impressão.

As empresas em crescimento podem precisar investir em várias impressoras ao longo dos anos. Por isso, muitas vezes é preferível investir no outsourcing de impressão. Dessa forma, conforme a empresa for crescendo e suas necessidades forem mudando, o parque de impressões passará por atualizações para torna-lo mais adequado.

As empresas que oferecem outsourcing de impressão podem dar diagnósticos precisos sobre como escolher a impressora certa para o seu negócio, tornando o parque de impressões mais otimizado e econômico.