Todo escritório possui uma demanda por impressão. No entanto, essa demanda nunca é igual, pois cada tipo de empresa tem um fluxo diferente de impressões. Por isso, é preciso prestar atenção em alguns detalhes do cotidiano para saber como escolher a melhor impressora para o escritório.

Fonte: My 5 Choices.

A primeira coisa que muitos empresários e gestores pensam é em adquirir equipamentos de impressão de última geração e top de linha, o que não significa, necessariamente, que eles serão a melhor opção. Na verdade, se a escolha não for bem pensada, a verdade é que esses equipamentos podem significar um grande gasto extra.

Para escolher a melhor impressora para o escritório observe primeiramente as reais necessidades dos funcionários quanto as impressões que realizam. É preciso somente imprimir ou também realizar cópias e digitalizar documentos? A maioria das impressões é somente de texto ou também ocorrem impressões de imagens, gráfico e papéis timbrados?

Muitas vezes, os arquivos que imprimimos no escritório são, em sua maioria, constituídos de tabelas ou relatórios, que dispensam a necessidade de se ter uma impressora colorida. Sendo assim, uma impressora a laser monocromática já pode resolver bem a maioria dos problemas.

Vale ressaltar que o custo de aquisição de uma impressora a laser pode ser elevado em comparação a uma a jato de tinta. Em compensação, a longo prazo, a impressora a laser demonstra ser um bom investimento, principalmente quando há um grande volume de impressões.

Fonte: Smash Stack.

Isso porque o custo por impressão tende a ser menor, tendo em vista que a impressora a laser utiliza toners ao invés de cartuchos. Os toners costumam render bem mais que os cartuchos e ainda possuem menor valor.

No entanto, ter uma impressora a jato de tinta no escritório pode ser bastante válido e econômico quando a empresa não necessita realizar muitas impressões constantemente, tendo em vista que o valor do cartucho é baixo e, dependendo do tipo de impressão, ele pode render bastante.

Já se a empresa precisa realizar digitalizações, cópias e ainda receber fax, a aquisição de uma multifuncional pode ser uma escolha inteligente. As multifuncionais conseguem concentrar todos esses trabalhos em um único aparelho, que é compacto e cabe em praticamente qualquer espaço.

Algumas multifuncionais mais robustas fazem impressões em papéis de diversos tipos e tamanhos, além de tornar possível reduzir ou ampliar cópias, função que pode ser bastante útil em um escritório.

Fonte: Borrello.

Além de pensar no valor gasto com a impressora e seus periféricos, também é importante levar em conta o valor da manutenção da máquina na hora de escolher a melhor impressora para o escritório. Afinal, algumas marcas necessitam de manutenções mais onerosas e especializadas do que outras.

Pensando em termo de economia, muitos escritórios (de todos os portes) fazem a opção de contratar um outsourcing de impressão. Ao contratar um outsourcing, é realizado um estudo profundo sobre as necessidades da empresa, gerando diagnósticos indicativos que ajudam na escolha da melhor impressora para o escritório.

O outsourcing de impressão também proporciona a atualização constante do parque de impressões. Assim, quando ocorre uma atualização de software ou da própria máquina, isso é feito automaticamente, sem que seja preciso pedir ou gerar custos extras.

Além disso, o outsourcing também fornece todo o material necessário para realizar as impressões mensais do escritório, dispensando a necessidade de realização dessas compras ou de se ter um grande estoque.

Fonte: Eurorespect.

A terceirização da impressão também oferece manutenção preventiva, garantindo que o parque de impressões da empresa nunca fique parado devido a problemas com as máquinas. Outra vantagem é a rápida resolução de problemas: se uma máquina apresentar problemas, ela é imediatamente trocada, garantindo que o escritório nunca fique sem suas impressões.