Qual a real necessidade de se imprimir um documento? A resposta a esta pergunta pode tornar qualquer ambiente mais ecologicamente correto, até o empresarial. A impressão responsável para um escritório sustentável pode fazer toda a diferença para uma empresa que quer diminuir seu impacto ambiental.

Fonte: OES Connect.

Especialmente em ambientes corporativos, em que os volumes de impressões costumam ser altos, é preciso repensar a necessidade de passar tantas informações para o papel. Afinal, imprimir um documento é simplesmente isso: a transferência de uma informação que está no universo digital para um suporte físico.

Para imprimir com mais eficiência, é importante estar atento ao comportamento de funcionários e colaboradores, pois o ato de enviar um documento para impressão é, muitas vezes, algo automático e que já foi incorporado à cultura da empresa. O que acontece é que o funcionário não tem ideia de quanto uma impressão custa para empresa e, por isso, muitas vezes é bem difícil acabar com esse costume.

Muita gente pensa que a sustentabilidade nas empresas é só um discurso ambientalista bonito e algo de que os empresários podem se gabar para conquistar novos clientes. É claro que tornar uma empresa mais correta ambientalmente não é apenas controlar o parque de impressões, mas partir daí costuma ser uma atitude comum.

É importante mostrar para toda equipe que, mesmo que os comandos para enviar um documento para impressão sejam fáceis e acessíveis, nem tudo deve ser passado para o papel. E, para isso, muitas vezes torna-se importante mostrar que há um controle sobre tudo o que é enviado para o parque de impressões da empresa.

Fonte: Rent a Printer.

Por outro lado, também é importante não tirar da equipe a capacidade de imprimir documentos: as pessoas devem passar a refletir sobre as impressões e decidir de forma consciente se elas devem ou não ser feitas. Isso não costuma ser fácil e pode exigir uma boa dose de paciência dos gestores, assim como algum investimento até se começar a notar o esforço dos funcionários em mudar.

Muitas vezes, é necessário buscar por soluções para gerenciamento e distribuição de impressões, além de passar a incentivar os funcionários a armazenar os documentos de forma ordenada dentro de seus computadores ao invés de realizar um monte de impressões desnecessárias. Um fluxo de informações facilitado ajuda muito a manter as impressões sob controle.

Atualmente, existem no mercado várias ferramentas voltadas para facilitar o gerenciamento de documentos, assim como as impressões. Elas ajudam a diminuir os custos do parque de impressões e manter o escritório mais organizado.

É válido lembrar que, mesmo com toda a evolução tecnológica que temos e da necessidade de realizar impressões responsáveis, ainda há uma mentalidade empresarial que valoriza o que está impresso. Mas, para ter um escritório sustentável, é importante romper com isso e lembrar-se que as informações digitais podem ser tão válidas quanto às impressas.

Fonte: Small Business Solutions.

Não é uma atitude comum guardar todo o dinheiro que temos em casa. Colocamos ele no banco e, apesar de não ver as notas impressas, sabemos que ele existe, pois tiramos saldos e extratos e realizamos compras com o cartão. O mesmo se dá com as informações de uma empresa: ela não precisa estar impressa para existir.

Quando vamos imprimir algo em casa, sempre nos perguntamos se isso é realmente importante. Pensamos no preço do papel e do cartucho, do espaço necessário para armazenar toda essa papelada e no tempo gasto para organizar e limpar tudo. Então, por que não levar essa atitude para o escritório?

A impressão responsável leva a um escritório sustentável, o que é bom não só para o nome da empresa, como também para todos os funcionários, que passam a ter um ambiente de trabalho mais limpo, organizado e sem toda aquela papelada para arquivar.