Com o objetivo de diminuir custos, evitar desperdícios e gerenciar melhor as impressões realizadas na empresa, muitos empresários tem optado por implantar sistemas de bilhetagem. Mas você sabe o que bilhetagem de impressão?

Fonte: Office Technology.

O sistema de bilhetagem é muito comum em empresas que adotam o outsourcing de impressão. Ele faz parte de um projeto maior de gerenciamento de impressões e busca conscientizar as pessoas de só imprimir aquilo que é realmente necessário, tendo em vista que a bilhetagem nada mais é do que uma cota de impressões.

Muita gente pensa que, só porque a empresa tem várias impressoras e muitos materiais disponíveis, como papel, cartuchos e toners, se gasta quanto quiser com o qualquer tipo de impressão. Mas a verdade é que tudo gera um custo para a empresa, inclusive impressões realizadas de forma desnecessária.

Impressões desnecessárias geram prejuízo para a empresa e desperdício de materiais e energia elétrica. Cada vez que uma pessoa faz uma impressão pessoal ou errada, ela gasta recursos da empresa que poderiam ser mais bem utilizados de outra forma. Neste sentido, a bilhetagem ajuda a diminuir esses gastos, tornando os custos com impressões menores.

Mas vale lembrar que diminuir o número de impressões não é importante só para a empresa, mas também para aumentar a sustentabilidade. Afinal, o papel e os componentes de cartuchos e toners são poluentes e, quando lançados na natureza, podem acabar demorando milhares de anos para se decompor.

Fonte: Lensatimur.

A bilhetagem de impressão funciona através de softwares em que é possível programar cotas para as máquinas, limitando as impressões por setor ou funcionário. Além disso, esses softwares podem armazenar todo tipo de informação, como número de cópias realizadas, quais usuários usam mais a impressora e até os documentos que fizeram parte da fila de impressão.

Dessa forma, torna-se possível não só elaborar relatórios detalhados e calcular custos por impressão, mas ver se o sistema de bilhetagem e o gerenciamento de impressão têm surtido um efeito real nas finanças da empresa, ajudando a economizar nesta área e levando os funcionários a se conscientizarem sobre o uso correto do parque de impressão.

Com as informações fornecidas pelo software de gerenciamento, a empresa terá um controle maior das impressões por meio de relatórios e também a possibilidade de distribuir cotas mais adequadas para cada usuário. É natural que determinadas funções tenham maior necessidade de realizar impressões e é possível constatar isso de forma mais aprofundada com um sistema de gerenciamento.

Quem deseja implantar a bilhetagem de impressão na empresa deve primeiro buscar entender melhor como funciona seu parque de impressões para encontrar as melhores soluções. Pode ser necessário investir num projeto de gerenciamento de impressão para que a bilhetagem funcione melhor ou mesmo realizar alguma conscientização junto à equipe.

Fonte: Home Office Warrior.

Outra ideia é contratar um outsourcing de impressão, que oferece uma solução muito mais precisa com os gastos com impressão. O outsourcing faz um estudo muito mais profundo das necessidades da empresa para encontrar as máquinas que melhor as atendem, de forma a criar um parque de impressões novo e bem mais funcional para qualquer negócio.

Num projeto de outsourcing, busca-se encontrar o menor custo por impressão para diminuir o máximo possível os valores gastos com impressoras e periféricos pela empresa, mas sem que se coloque de lado a qualidade dos documentos gerados. E, para isso, um bom sistema de gerenciamento e bilhetagem é fundamental.

Se você gostou da ideia de implantar a bilhetagem de impressão e quer fazer isso na sua empresa, entre em contato com a Max Quality, que pode oferecer as melhores soluções em impressão para seu negócio.