Você sabe o que é GED? GED significa gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de documentos. De forma geral, o GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento dos mais diversos tipos de documentos (textos, planilhas, sons, vídeos, etc.) de forma digital, algo que se tornou fundamental para a maioria das empresas.

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Tal tecnologia facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações eletrônicas, o que é essencial hoje em dia, tendo em vista a quantidade de documentos que temos dentro dos computadores e na internet.

Existem vários sistemas de GED que permitem aos usuários acessar e visualizar essa documentação de forma ágil e segura, de qualquer parte do mundo, a qualquer hora. Dessa forma, quem precisa de um documento não precisa se deslocar até a empresa para acessá-lo ou conseguir uma cópia. Basta entrar no sistema que ele estará lá. Para um sistema eficiente de GED, é importante que a informação esteja disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível para que este sistema seja considerado realmente eficiente.

Para empresas em que parte da equipe não está dentro do escritório constantemente, ter um sistema de GED pode ser um diferencial importante e que agiliza todos os processos de trabalho. Mesmo que o funcionário esteja trabalhando de casa ou numa viagem de negócios, ele terá acesso a toda documentação necessária para dar prosseguimento a seu trabalho.

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O GED também é de extrema importância na medida em que ele não só disponibiliza, como também protege as informações da empresa. Perdemos papéis com muito mais facilidade do que documentos eletrônicos que estão num sistema. Além disso, através da criptografia, os documentos só ficam acessíveis para quem realmente pode e precisa vê-los.

Assim, fica bem mais difícil ocorrer um vazamento de informações da empresa, o que é sempre bom. Isso dá mais segurança não só a diretores, gerentes e coordenadores, como também para toda a equipe e aos próprios clientes da empresa. Um sistema de GED é vantajoso para todos e, por isso, as empresas têm buscado investir bastante nele.

A gestão de documentos é considerada uma área administrativa, mas geralmente aparece associada à tecnologia da informação devido à necessidade de digitalizar, arquivar e disponibilizar de forma eletrônica todo tipo de documento para a empresa. Esse acesso pleno às informações contribui não só com uma melhora na produtividade, como também para tomadas de decisões mais inteligentes.

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Um trabalho sério na área de gestão eletrônica de documentos possui vários objetivos, dentre eles:

• tornar o acesso aos documentos e informações ágil, claro e objetivo;
• promover transparência quanto a todos os atos administrativos;
• garantir a eficiência na administração da empresa;
• tornar qualquer processo de tomada de decisão mais rápido e assertivo;
• organizar de forma simples e lógica a produção e o armazenamento de documentos;
• controlar o fluxo destes documentos;
• criar normas e procedimentos gerais para classificar e avaliar a documentação;
• contribuir para a preservação dos documentos e da memória da empresa;
• tomar decisões conscientes sobre a eliminação de materiais que não necessitem mais ser guardados.

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Se engana quem pensa que apenas as grandes empresas podem aproveitar as vantagens do GED. Atualmente, empresas de todos os portes podem obter várias vantagens em realizar um trabalho de gestão eletrônica de documentos. Ter toda essa documentação organizada num sistema contribui com o crescimento do negócio, pois leva a decisões mais bem pensadas.

Por isso, não perca mais tempo e comece agora mesmo a realizar o gerenciamento eletrônico de documentos da sua empresa. Logo você sentirá como isso está contribuindo com o desempenho e expansão do seu negócio.