Atualmente, com a crise que atinge nosso país, todas as empresas têm buscado formas de economizar. E uma dessas formas pode ser rever o parque de impressão da empresa, passando a realizar o aluguel das máquinas. Mas por que as grandes empresas preferem contratar outsourcing de impressão?

Fonte: OfficeXpress.

Toda grande empresa, independente de sua área de atuação, costuma ter um setor responsável por informática, tecnologia e maquinários, o que ajuda a manter o negócio mais antenado com os últimos lançamentos da área. Sendo assim, a empresa sabe que, ao adquirir impressoras, está comprando máquinas que logo estarão obsoletas e vão necessitar de muita manutenção.

Empresas que já possuem impressoras costumam gastar muito dinheiro com manutenções e quando necessitam atualizar o parque de impressões. A vida útil de uma impressora que é utilizada diariamente é curta e a substituição de máquinas profissionais tende a ser oneroso até para grandes empresas.

Por outro lado, ao contratar um outsourcing de impressão, a empresa não precisa se preocupar com a defasagem do parque de impressão. A empresa responsável por fornecer as impressoras geralmente se compromete a manter o parque o mais atualizado possível, o que faz com que as máquinas sejam trocadas periodicamente por outras mais novas e em perfeito estado.

Além disso, como o outsourcing prevê uma manutenção periódica preventiva, raramente uma máquina ou o parque de impressões fica paralisado devido a problemas técnicos. Além disso, sempre que uma máquina apresentar problemas, ela logo é substituída e levada para manutenção, o que faz com que a empresa não sofra nenhum tipo de prejuízo devido à falta de alguma máquina.

Fonte: Smart it.

Alugar impressoras ou ter um serviço de outsourcing tende a ser muito mais fácil do que comprar essas máquinas e gera muito menos trabalho para a empresa locatária. O próprio fornecedor faz um estudo profundo sobre as necessidades do contratante, fornecendo a quantidade certa de impressoras que realizarão o trabalho necessário da melhor forma possível.

Isso faz com que a equipe de informática não precise parar seu trabalho para pesquisar sobre impressoras e as necessidades da empresa quanto ao parque de impressão, focando seus esforços no que é mais relevante para a própria empresa e seus clientes.

Há funcionários que dependem de impressões diárias para poder trabalhar e, quando o parque fica paralisado, eles ficam ociosos, o que causa prejuízos à empresa. O custo diário de ter um profissional parado (ou mesmo uma equipe inteira) tende a ser muito maior do que o valor pago pela empresa pelo outsourcing das máquinas.

Outro setor que fica mais livre quando uma grande empresa contrata um serviço de outsourcing é o de pedidos, que deixa de ser responsável por abastecer a empresa de papéis, cartuchos e toner. Isso passa a ser papel da empresa que fornece as impressoras e é calculado de acordo com uma média mensal estipulada quando é feito um estudo do negócio para a instalação do novo parque de impressões.

Fonte: KiddNation.

Ao contratar um serviço de outsourcing de impressões também é comum a instalação de softwares de gerenciamento, fazendo com que a empresa tenha mais domínio sobre as impressões que são feitas. Isso faz com que os funcionários se conscientizem sobre as impressões que fazem e passem a evitar impressões de documentos desnecessários ou de cunho pessoal.

Essa conscientização logo pode ser notada, pois a empresa começa a gastar menos com periféricos e ainda economizar na conta de luz. Além disso, uma quantidade menor de impressões gera menos lixo, diminuindo o impacto ambiental causado pela empresa e tornando-a mais verde, sustentável e amiga do meio ambiente, o que causa uma ótima impressão em possíveis clientes.

O outsourcing de impressão tem ajudado empresas de todos os portes a economizar e encontrar formas de superar a crise. Agora que você já sabe por que as grandes empresas preferem esse tipo de atendimento já pode contratar esse tipo de serviço para a sua empresa.