Ter um scanner pode parecer uma ideia um tanto desatualizada. Porém, este acessório continua sendo bastante útil em diversos momentos, principalmente na rotina corporativa. Mas muitos empresários ainda se perguntam por que ter um scanner na empresa?

Fonte: Records Management.

Os documentos eletrônicos já fazem parte da rotina de todos nós, principalmente de empresas. Trabalhar com esse tipo de documentação ajuda muito na economia de espaço para qualquer tipo de negócio, assim como no envio de documentos para outras empresas, fornecedores, clientes, etc. Atualmente, inclusive, na maioria dos casos, os documentos eletrônicos possuem caráter legal.

Neste sentido, scanners para empresas são fundamentais. Afinal, é ele que digitaliza o documento real, transformando-o em informações que passam a ser armazenadas no computador ou mesmo na internet. Isso traz muito mais agilidade para vários processos da empresa e pode, ainda, aumentar a produtividade da equipe.

Para empresas que não têm um espaço físico muito grande, em que a criação de uma área para arquivamento de documentos está fora de questão, poder arquivar todo tipo de documentação em computadores ou servidores costuma ser uma solução simples e prática que requer poucos investimentos.

Fonte: Brother.

Ter os documentos em um servidor online permite que eles sejam acessados a qualquer hora e de qualquer local, o que facilita muito a vida dos funcionários. Imagine esquecer um documento importante para uma reunião? Se ele estiver digitalizado e disponível online, basta acessá-lo e realizar uma nova impressão.

Além disso, para quem tem funcionários que trabalham em casa, no sistema de home office, ter um servidor com todos os documentos que a equipe precisa também costuma ser muito importante. Assim, independentemente de onde a pessoa esteja, ela tem a possibilidade de dar continuidade a seu trabalho.

O scanner na empresa também pode resolver o problema de documentos que estão se deteriorando. Afinal, tudo o que está impresso no papel acaba sofrendo ação do tempo, manchando ou até apagando (principalmente documentos impressos em impressoras térmicas). Além disso, quando mal armazenado, o papel costuma atrair insetos que o destroem completamente.

Fonte: Officeworks.

Para evitar a perda do material, mesmo que a empresa mantenha uma cópia física (há documentos que precisam ser guardados por muitos anos), ter uma cópia digital pode ser realmente importante. Caso ocorra algum problema na empresa, como um incêndio ou um alagamento, se os documentos estiverem digitalizados e armazenados em um servidor, eles estarão seguros.

No que diz respeito a segurança dos documentos, ter cópias digitais é um diferencial. Um arquivo físico pode ser invadido por qualquer pessoa, enquanto um documento digital dificilmente será acessado por pessoas não autorizadas. É claro que nenhum método oferece 100% de segurança, mas vale lembrar que  a maioria dos acessos indevidos são realizados por funcionários da empresa.

A digitalização de documentos também pode ajudar na economia de papel e tinta para impressões na empresa. Afinal, uma vez digitalizado, o documento pode ser alterado inúmeras vezes, adquirindo várias versões, sem que seja necessário realizar novas impressões. Quem receber o documento também pode optar por não imprimi-lo, gerando menos resíduos, o que é ótimo para a natureza.

Fonte: B&H.

Felizmente, o scanner na empresa é algo comum, o problema é que elas não o aproveitam como poderiam. As impressoras multifuncionais oferecem essa facilidade de digitalização, porém o que ocorre é que essa nem sempre é uma função valorizada, além do fato de que nem sempre a equipe sabe utilizar a máquina como deveria.

Oferecer um treinamento para equipe aprender a utilizar todas as funcionalidades da impressora multifuncional do escritório é bem importante. Porém, ter um scanner independente também pode ser válido, tendo em vista que podem ocorrer problemas com a multifuncional, deixando a empresa não só sem impressora, como também sem a possibilidade de digitalizar documentos.

Existem muitas vantagens em ter um scanner na empresa. E se a sua está precisando de um, entre em contato com a Max Quality, que oferece máquinas modernas e rápidas, com design elegante e que geram documentos de alta resolução.