Não é difícil fazer o gerenciamento de impressão do parque. Hoje em dia existem vários programas no mercado que facilitam bastante este controle. Conheça as vantagens de usar softwares de gerenciamento de impressão.
Ter um software de gerenciamento de impressão permite que diretores e gestores monitorem não só o funcionamento das impressoras da empresa, mas também o tipo de material que é impresso, a origem dessas impressões e sua relevância.
O controle sobre as impressões de uma empresa ajuda não só a determinar o custo por impressão como também buscar a diminuição deste custo, tendo em vista que ter uma maior autoridade sobre o processo também pode levar a uma maior conscientização dos funcionários quanto a necessidade de imprimir determinado documento.
Utilizar o parque de impressão da empresa de forma responsável é importante não só para a própria empresa, que em tempos de crise busca diminuir custos em todas as áreas. Também é importante para diminuir impactos ambientais advindos do descarte incorreto do papel e de sua produção.
Eliminar o desperdício no parque de impressão também é uma forma inteligente de diminuir os gastos com os suprimentos (cartuchos, toners, etc) e também pode levar a diminuição da necessidade de manutenção dos equipamentos, tendo em vista que, quando utilizadas de forma inteligente, o desgaste das máquinas é bem menor.
Outra vantagem de usar softwares de gerenciamento de impressão é a possibilidade de criar cotas de impressão por usuário ou departamento, limitando o volume de impressões mensais. Quando a cota é excedida, o usuário passa a receber notificações e pode até ter suas impressões bloqueadas.
As cotas de impressão podem ser utilizadas como medida educativa, para que cada usuário passe a utilizar as máquinas com mais consciência. Além de permitir um grande controle sobre os gastos, o software pode, inclusive, transferir os custos das impressões extras para quem está imprimindo quando não houver justificativa para a ocorrência.
Como é possível saber o que e quem está imprimindo cada documento, também é possível a empresa que usa um software de gerenciamento de impressão verificar se os funcionários estão utilizando o parque para imprimir material indevidamente, como fotos ou documentos pessoais.
A utilização de softwares de impressão permite, inclusive, realizar auditorias nas impressoras do parque. O software armazena vários dados técnicos sobre a impressora e o conteúdo impresso, além dos nomes dos usuários e dos computadores que originaram cada impressão feita.
Todos esses dados podem ser acessados pelos gestores, que passam a poder fazer análises mais profundas sobre a utilização de seus parques de impressão. Assim, o conteúdo pode ser auditado, tornando mais fácil descobrir se o material impresso é válido, indevido ou até confidencial.
Conheça os principais softwares de gerenciamento de impressão:
Alguns softwares já alcançaram a excelência e tornaram-se as principais opções para quem busca gerenciar melhor o parque de impressões. É o caso dos programas Print Audit e PaperCut.
O software Print Audit não necessita de servidor de impressão e possui três módulos de controle, que contabilizam todas as impressões, inclusive as locais. Ele é compatível com praticamente todas as plataformas Windows e Mac, o que facilita muito sua instalação.
O Print Audit emite relatórios, permitindo o levantamento de todo tipo de informação, além de determinar com grande facilidade o custo das impressões. Ele também possibilita a programação de cotas e regras de impressão, que facilitam ainda mais o controle das máquinas da empresa.
O PaperCut também é um software de gerenciamento de impressão líder no mercado que facilita o monitoramento das máquinas e oferece vários relatórios que permitem a empresa reduzir os custos de impressão através da eliminação do desperdício e promovendo a utilização responsável dos materiais.
O sistema do PaperCut também pode ser usado para monitoramento de cotas de impressão além da geração de bilhetagem, o que permite cobranças precisas caso a empresa necessite deste serviço. O software integra-se bem com os servidores de impressão já existente, não exigindo muito da rede para funcionar corretamente.
