Não é difícil fazer o gerenciamento de impressão do parque. Hoje em dia existem vários programas no mercado que facilitam bastante este controle. Conheça as vantagens de usar softwares de gerenciamento de impressão.
Fonte: CSS Media.
Ter um software de gerenciamento de impressão permite que diretores e gestores monitorem não só o funcionamento das impressoras da empresa, mas também o tipo de material que é impresso, a origem dessas impressões e sua relevância.
O controle sobre as impressões de uma empresa ajuda não só a determinar o custo por impressão como também buscar a diminuição deste custo, tendo em vista que ter uma maior autoridade sobre o processo também pode levar a uma maior conscientização dos funcionários quanto a necessidade de imprimir determinado documento.
Utilizar o parque de impressão da empresa de forma responsável é importante não só para a própria empresa, que em tempos de crise busca diminuir custos em todas as áreas. Também é importante para diminuir impactos ambientais advindos do descarte incorreto do papel e de sua produção.
Eliminar o desperdício no parque de impressão também é uma forma inteligente de diminuir os gastos com os suprimentos (cartuchos, toners, etc) e também pode levar a diminuição da necessidade de manutenção dos equipamentos, tendo em vista que, quando utilizadas de forma inteligente, o desgaste das máquinas é bem menor.
Fonte: Print and Mail.
Outra vantagem de usar softwares de gerenciamento de impressão é a possibilidade de criar cotas de impressão por usuário ou departamento, limitando o volume de impressões mensais. Quando a cota é excedida, o usuário passa a receber notificações e pode até ter suas impressões bloqueadas.
As cotas de impressão podem ser utilizadas como medida educativa, para que cada usuário passe a utilizar as máquinas com mais consciência. Além de permitir um grande controle sobre os gastos, o software pode, inclusive, transferir os custos das impressões extras para quem está imprimindo quando não houver justificativa para a ocorrência.
Como é possível saber o que e quem está imprimindo cada documento, também é possível a empresa que usa um software de gerenciamento de impressão verificar se os funcionários estão utilizando o parque para imprimir material indevidamente, como fotos ou documentos pessoais.
A utilização de softwares de impressão permite, inclusive, realizar auditorias nas impressoras do parque. O software armazena vários dados técnicos sobre a impressora e o conteúdo impresso, além dos nomes dos usuários e dos computadores que originaram cada impressão feita.
Fonte: Laser Charge.
Todos esses dados podem ser acessados pelos gestores, que passam a poder fazer análises mais profundas sobre a utilização de seus parques de impressão. Assim, o conteúdo pode ser auditado, tornando mais fácil descobrir se o material impresso é válido, indevido ou até confidencial.
Conheça os principais softwares de gerenciamento de impressão:
Alguns softwares já alcançaram a excelência e tornaram-se as principais opções para quem busca gerenciar melhor o parque de impressões. É o caso dos programas Print Audit e PaperCut.
O software Print Audit não necessita de servidor de impressão e possui três módulos de controle, que contabilizam todas as impressões, inclusive as locais. Ele é compatível com praticamente todas as plataformas Windows e Mac, o que facilita muito sua instalação.
O Print Audit emite relatórios, permitindo o levantamento de todo tipo de informação, além de determinar com grande facilidade o custo das impressões. Ele também possibilita a programação de cotas e regras de impressão, que facilitam ainda mais o controle das máquinas da empresa.
O PaperCut também é um software de gerenciamento de impressão líder no mercado que facilita o monitoramento das máquinas e oferece vários relatórios que permitem a empresa reduzir os custos de impressão através da eliminação do desperdício e promovendo a utilização responsável dos materiais.
Fonte: Laser Tek Services.
O sistema do PaperCut também pode ser usado para monitoramento de cotas de impressão além da geração de bilhetagem, o que permite cobranças precisas caso a empresa necessite deste serviço. O software integra-se bem com os servidores de impressão já existente, não exigindo muito da rede para funcionar corretamente.
