Na maioria dos casos, os custos de associados a impressões passam quase que despercebidos. Geralmente, é comum que os funcionários de um escritório realizem todo tipo de impressão sem pensar no impacto que isso pode ter na empresa. Felizmente, há formas de barrar este tipo de comportamento. Saiba como melhorar os processos de impressão do escritório.

Fonte: Imax Integral.

Muitos funcionários têm a mentalidade de que, uma vez que a empresa instalou uma impressora para uso comum, as impressões estão, basicamente, liberadas a partir deste momento, e todos podem imprimir o que desejarem. Isso não poderia estar mais longe da verdade e a incapacidade de rastrear o problema só o torna ainda pior.

Neste sentido, um programa de gerenciamento de impressão pode ajudar sua empresa a recuperar os valores desperdiçados dos processos pouco eficientes. É possível acompanhar e monitorar impressões realizadas em qualquer parte da empresa, algo fundamental para sanar qualquer desperdício, ainda mais em tempos de crise econômica.

Ao identificar comportamentos equivocados no uso dos equipamentos, é possível saber, por exemplo, quais motivos levaram a um aumento desnecessário de custos com impressão. Um controle maior sobre o gerenciamento de impressão facilitaria a conscientização não só quanto ao uso das máquinas da empresa, mas também de todo o material de escritório disponível para a equipe.

Aperfeiçoar os processos de impressão leva a uma economia dos equipamentos e materiais disponíveis, diminuindo custos gerais para manter um escritório ativo.

Fonte: Westcoast.

O uso de um software para gerenciamento de impressão como o Print Audit 6, por exemplo, ajuda na contabilidade de todas as impressões, inclusive as locais, e é compatível com praticamente todas as plataformas Windows e Mac.

Essa poderosa ferramenta é de fácil utilização e permite relatórios bem específicos de custo, jobs de impressão por grupo ou usuário individual, grupo de impressoras, regras de impressão, limite de cotas, relatórios automatizados entre outras funções.

Vale lembrar que o gerenciamento e a otimização de processos de impressão precisam ser contínuos, para que velhos hábitos não retornem, mantendo os custos realmente baixos.

Não é incomum que, após um programa de conscientização, os custos diminuam e, passado algum tempo, eles voltem a subir. Por isso, é importante estar sempre relembrando a equipe da importância em economizar com impressões. Realizar um programa de reciclagem com essas informações periódicas é sempre uma ótima ideia.

Além da instalação, a manutenção de um programa de gerenciamento de impressão atualizado e em pleno funcionamento ajudará o escritório a recuperar o dinheiro anteriormente perdido com processos errados ou pouco eficientes. E vale lembrar que programas de gerenciamento de impressão também ajudam na blindagem das informações, mantendo a segurança dos dados em dia.

Fonte: Brother.

E se você deseja começar um programa que ajudará a economizar ainda mais com impressões e com a manutenção garantida, informe-se sobre o outsourcing de impressão e suas vantagens para empresas de todos os portes e tipos.

Com todos esses benefícios, não há como deixar de lado os benefícios do gerenciamento de impressões. Quem deseja recuperar dinheiro melhorando os processos de impressão do escritório, melhorar a relação das pessoas com o uso das máquinas e até aumentar a segurança dos dados, vale a pena conhecer a Max Quality.