Uma forma de gastar menos com impressões numa empresa é aumentar a eficiência das máquinas. Porém, nem todo mundo sabe como fazer isso. Por isso, a Max Quality traz 5 dicas para aumentar a eficiência da sua impressora. Confira:

Fonte: Lifewire.

1. Tenha as impressoras certas para suas necessidades: às vezes, tudo o que um funcionário precisa é realizar impressões simples em preto e branco. Porém, a própria empresa não perde tempo em investir numa multifuncional de última geração, pensando que esses recursos podem ser úteis em algum momento.

A verdade é que dificilmente a máquina será usada para outras funções, desperdiçando recursos da empresa e da própria impressora. Não é preciso investir num equipamento mais caro para tornar um parque de impressões mais eficiente; devemos escolher as máquinas certas e aproveitar apropriadamente todos os seus recursos.

2. Ter controle sobre as impressões: se existe uma área que pode sugar os recursos de uma empresa sem que ninguém se dê conta é o gerenciamento de impressão. O que ocorre é que muita gente ainda não tem consciência dos gastos que evolvem manter funcionando as máquinas e acaba usando-as de forma equivocada.

Fonte: Viatec.

Impressões desnecessárias, com erros ou mesmo material pessoal é algo que pesa no orçamento da empresa e deve ser evitado. Por isso, ter controle sobre as impressões é importante e pode-se fazer isso através de um sistema de bilhetagem. Esse tipo de sistema emite relatórios nos quais é possível ver que tipo de documentos a equipe está imprimindo.

Caso seja constatado um grande número de impressões erradas ou que não tenham a ver com a empresa, realizar um trabalho de conscientização dos funcionários pode ser necessário, mostrando a eles como os gastos com impressões estão afetando a empresa e no que esse dinheiro poderia ser investido.

3. Otimizar o parque de impressões: uma das dicas para aumentar a eficiência da sua impressora é sempre buscar otimizar o parque de impressões. Afinal, num sistema, tudo pode ser melhorado constantemente. Assim, ter as melhores máquinas para cada processo e distribuí-las por toda a empresa sempre contribui com gastos mais controlados.

Fonte: Talk Business.

Fazer um levantamento sobre o funcionamento das máquinas e da periodicidade de manutenção, assim como a busca por impressoras mais econômicas para a empresa também é uma estratégia para contenção de custos. Além disso, encontrar formas de tornar todo o processo de impressão mais seguro também é importante.

4. Buscar melhorar continuamente: estar sempre de olho no que é feito para otimizar o parque de impressões contribui para um processo de melhora e também ajuda na realização de ajustes, permitindo que o negócio evolua sem que seja preciso investir muito nesta área, inclusive evitando a troca de máquinas.

Também é importante contar sempre com uma equipe especializada, pois é ela que irá auxiliar na economia e diminuição de custos com o parque de impressões. Por isso, estar sempre conscientizando os funcionários sobre o uso correto das impressoras, assim como incentivando-os a não realizar impressões e cópias desnecessárias também ajuda numa melhora contínua do parque de impressões.

Fonte: Office Technology.

5. Contratar um serviço de outsourcing: o que acontece na maioria das empresas é que nem seus administradores nem seus gestores têm tempo para tomar conta das impressoras e do uso que é feito delas. A maioria das pessoas está concentrada em suas tarefas diárias e é provável que, se houver necessidade de abandoná-las, o trabalho fique atrasado, gerando problemas para o negócio.

Por isso, muitas empresas, das maiores as menores, optam por contratar um serviço de outsourcing de impressão, deixando nas mãos de profissionais. É realizado um estudo profundo sobre as necessidades da empresa, indicando-se quais as melhores máquinas para cada uso, o que permite ter um preço por impressão bem baixo.

Além disso, não há necessidade de compra de insumos ou mesmo de manutenção, pois tudo fica por conta da empresa fornecedora do outsourcing. Se uma máquina apresenta problemas, basta acionar a empresa contratada que logo é realizada a manutenção ou troca da impressora. Porém, esse tipo de problema é raro, tendo em vista que o outsourcing trabalha com uma manutenção preventiva para equipamentos de impressão.

Fonte: Cal Imaging.

Outro ponto com o qual a empresa não precisa mais se preocupar é com a atualização tecnológica, tendo em vista que o fornecedor do outsourcing está sempre atualizando o parque de impressões, seja com a troca de máquinas, seja com melhoras nos softwares de impressão ou bilhetagem. Essa é uma das dicas para aumentar a eficiência da sua impressora que aumenta muito a eficiência de todo o parque de impressões, deixando-o mais rápido e econômico.

Com essas 5 dicas para aumentar a eficiência da sua impressora, você certamente terá impressões mais baratas e rápidas. Por isso, não deixe de colocar essas estratégias em prática e, se precisar de ajuda, contate a Max Quality, que possui uma experiência de muitos anos no aluguel e outsourcing de impressoras.