Não se pode negar que, em grande parte das empresas, há um desperdício exacerbado quando se trata dos valores gastos com impressões. É por isso que muitas delas, observando este comportamento, implantam um sistema de bilhetagem de impressão. Mas, quais as vantagens da bilhetagem de impressão para as empresas?

Fonte: The Balmar.

A bilhetagem de impressão é um processo que permite monitorar todas as máquinas da empresa utilizando um software. Assim, os gestores têm acesso a relatórios que mostram cada documento que foi impresso, quando isso foi feito e por qual funcionário, o que permite descobrir os responsáveis por qualquer desperdício.

O sistema também permite a implementação de cotas de impressão para funcionários e setores, o que também ajuda a reduzir custos e controlar o que a equipe vem imprimindo. Sempre que uma cota é excedida, o gestor é avisado para acessar os relatórios e descobrir o que aconteceu. Exceder uma cota, às vezes, tende a ser normal. Mas, se isso ocorre sempre, há algo de errado acontecendo.

Confira outras vantagens da bilhetagem de impressão para as empresas:

1. Economia: manter um parque de impressões, mesmo que pequeno, pode acabar gerando altos custos para qualquer empresa, pois, além das máquinas, é preciso investir em materiais diversos, eletricidade e até manutenção. Mas o principal problema é que, na maior parte das vezes, as impressoras são utilizadas de forma indevida pelas equipes.

Fonte: Brother UK.

Com a bilhetagem de impressão, torna-se muito mais fácil controlar a maior parte dos gastos do parque da empresa, pois se implanta um controle muito mais firme sobre todas as peças que são impressas. Isso inibe o uso indevido das máquinas, levando a uma boa economia não só do material, como também das máquinas.

2. Educação: o sistema de bilhetagem pode servir como ação corretiva, educando a equipe quanto ao uso consciente do parque de impressões da empresa. Pode parecer uma medida exagerada, mas a verdade é que muita gente pensa que, devido a máquina da empresa estar disponível e parada, ela pode ser utilizada para fins pessoais, o que não é verdade.

Gastos com o parque de impressões podem fazer com que a empresa não consiga, por exemplo, investir em novas contratações, na substituição de tecnologias obsoletas ou mesmo no aperfeiçoamento técnico das equipes. Por isso, uma das principais vantagens da bilhetagem de impressão para as empresas é a educação de seus funcionários quando ao patrimônio do negócio.

Fonte: Sprint Ink.

3. Uso consciente do parque de impressão: toda vez que um funcionário enviar um arquivo para impressão, ele nem sempre faz isso de forma totalmente consciente de que sua atitude não só acarreta gastos para empresa como também produz resíduos que podem ter impactos ambientais negativos. Mas a bilhetagem ajuda a mudar esta mentalidade.

Ao saber que todos os documentos impressos nas máquinas da empresa são monitorados, as equipes passam a imprimir somente aquilo que é realmente necessário, evitando materiais de cunho pessoal ou mesmo documentos que não passaram por correções. O uso consciente do parque de impressões ajuda na economia e na sustentabilidade de qualquer empresa.

4. Sustentabilidade: toda empresa tem algum impacto ambiental, pois produz lixos e resíduos que, muitas vezes, são descartados de forma indevida na natureza. Porém, a utilização de um sistema de bilhetagem e a consequente diminuição de resíduos ligados a impressão ajuda a diminuir este impacto causado pela empresa.

Fonte: GoPrint!

Quanto menos impressões uma empresa gera, menos resíduos (tais como cartuchos, tôneres, peças sobressalentes e papéis) são lançados na natureza. Além disso, gastar pouco papel também é sinônimo de sustentabilidade, pois ainda há muito desmatamento para a produção deste material. Assim, quanto menos papel uma empresa gasta, mais sustentável ela se torna.